De keuze tussen intern en extern organiseren van een bedrijfsfeest hangt af van je beschikbare tijd, expertise en de complexiteit van het evenement. Intern organiseren geeft je meer controle en kan kostenbesparend zijn bij kleinere evenementen, terwijl extern organiseren zorgt voor professionele uitvoering, creatieve concepten en minder stress voor je team. Beide opties hebben voor- en nadelen die je moet afwegen tegen je specifieke situatie en doelstellingen.
Wat zijn de grootste voordelen van intern organiseren van een bedrijfsfeest?
Intern organiseren van een bedrijfsfeest biedt directe controle over budget, planning en uitvoering. Je kent je bedrijfscultuur het beste en kunt het evenement precies afstemmen op wat bij jullie organisatie past. Bovendien heb je flexibiliteit om snel aanpassingen te maken zonder externe partijen te hoeven raadplegen.
De grootste sterkte van intern organiseren is dat je volledige regie houdt over alle aspecten van het evenement. Je bepaalt zelf welke leveranciers je inschakelt, welke locatie je kiest en hoe het programma eruitziet. Dit geeft je de mogelijkheid om kosten nauwkeurig te monitoren en waar nodig bij te sturen. Voor kleinere evenementen met een beperkt aantal gasten kan dit een efficiënte aanpak zijn.
Daarnaast begrijp je als interne organisator de dynamiek binnen je bedrijf. Je weet welke collega’s goed met elkaar kunnen, welke sfeer het beste past en welke activiteiten aansluiten bij de verwachtingen van je medewerkers. Deze kennis is waardevol bij het creëren van een bedrijfsfeest dat echt bij jullie organisatie past.
Intern organiseren werkt het beste wanneer je een klein evenement plant, bijvoorbeeld een informele borrel of een teamlunch. Ook als je binnen je organisatie iemand hebt met relevante ervaring in eventplanning, kan intern organiseren een logische keuze zijn. De flexibiliteit om snel te schakelen en direct beslissingen te nemen zonder tussenpersonen is dan een groot voordeel.
Wanneer is het verstandig om je bedrijfsfeest extern te laten organiseren?
Extern organiseren is verstandig wanneer je te maken hebt met tijdsdruk, gebrek aan expertise of complexe evenementvereisten. Professionele eventorganisaties beschikken over ervaring, netwerken en creatieve concepten die moeilijk intern te realiseren zijn. Ze nemen risico’s en coördinatielast van je over, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten.
De realiteit is dat het organiseren van een goed bedrijfsfeest veel meer tijd kost dan je in eerste instantie denkt. Je moet offertes vergelijken, locaties bezoeken, leveranciers coördineren en op de dag zelf alles in goede banen leiden. Voor HR-managers en eventcoördinatoren die al een volle agenda hebben, is dit vaak niet realistisch naast hun reguliere werkzaamheden.
Externe organisatie biedt toegang tot creativiteit en originele concepten die je bedrijfsfeest onderscheiden van standaard borrels. Professionele bureaus hebben ervaring met diverse evenementen en weten wat werkt. Ze kunnen inspelen op trends, beschikken over een breed netwerk van entertainers en leveranciers, en zorgen voor verrassende elementen die je intern moeilijk kunt realiseren.
Ook bij grotere evenementen met meer dan 50 gasten wordt externe ondersteuning bijna onmisbaar. De logistieke complexiteit neemt dan exponentieel toe. Denk aan geluidsinstallaties, catering voor grote groepen, entertainmentprogramma’s en het managen van verschillende tijdslijnen. Een professionele partner heeft de ervaring om dit soepel te laten verlopen.
Risicobeheersing is een ander belangrijk aspect. Externe organisaties hebben back-upplannen voor noodscenarios, verzekeringen en ervaring met het oplossen van onverwachte problemen. Als een artiest uitvalt of techniek het laat afweten, hebben zij direct alternatieven beschikbaar. Dat geeft rust en zekerheid.
Hoeveel kost het om een bedrijfsfeest intern versus extern te organiseren?
De kosten van intern organiseren lijken op het eerste gezicht lager, maar verborgen kosten zoals tijdsinvestering en gemiste kansen maken het verschil kleiner. Extern organiseren biedt transparante prijzen en professionele kwaliteit, waarbij je vaak meer waarde krijgt voor je investering. Een realistisch budget voor een bedrijfsfeest ligt tussen de €50 en €150 per persoon, afhankelijk van locatie, catering en entertainment.
Bij intern organiseren betaal je wel minder aan externe dienstverleners, maar de tijdsinvestering van je medewerkers is aanzienlijk. Als je HR-manager 40 uur besteedt aan het organiseren van een evenement, zijn dat 40 uur waarin andere belangrijke taken blijven liggen. Reken die uren om naar salariskosten en je ziet dat intern organiseren niet altijd goedkoper is.
Daarnaast mis je vaak de inkoopvoordelen die professionele organisaties hebben. Externe bureaus werken regelmatig samen met leveranciers en krijgen betere tarieven voor locaties, catering en entertainment. Ze weten ook precies waar ze kwaliteit kunnen leveren zonder onnodige kosten, terwijl je intern vaak moet gokken of een keuze de juiste is.
Verborgen kosten bij intern organiseren zijn bijvoorbeeld het huren van apparatuur die je niet in huis hebt, zoals geluidsinstallaties of belichting. Ook de kans op fouten is groter zonder ervaring, wat kan leiden tot extra kosten achteraf. Denk aan te weinig eten besteld, verkeerde timing in het programma of technische problemen die niet snel opgelost worden.
Externe organisatie geeft je een helder totaalplaatje van de kosten vooraf. Je weet waar je aan toe bent en kunt budgetteren zonder verrassingen. De investering in professionele begeleiding vertaalt zich vaak in een beter evenement dat meer impact heeft op je medewerkers, wat de waarde verhoogt.
Welke valkuilen moet je vermijden bij het intern organiseren van een evenement?
De grootste valkuilen bij intern organiseren zijn het onderschatten van de benodigde tijd, gebrek aan professionele apparatuur en coördinatieproblemen met meerdere leveranciers. Ook kwaliteitscontrole is lastig zonder ervaring, en de stress op je interne team kan hoog oplopen. Deze uitdagingen leiden vaak tot teleurstellende evenementen die niet het gewenste effect bereiken.
Tijdsinvestering wordt bijna altijd onderschat. Wat begint als “dat regelen we er wel even bij” groeit uit tot een project dat tientallen uren vraagt. Je moet offertes opvragen, vergaderingen plannen, locaties bezoeken en op de dag zelf beschikbaar zijn voor probleemoplossing. Voor iemand die dit niet regelmatig doet, is de leercurve steil en de kans op fouten groot.
Het werken met meerdere losse leveranciers creëert coördinatie-uitdagingen. De cateraar weet niet wanneer de band pauze neemt, de locatie heeft geen contact met de decorateur, en jij zit in het midden om alles op elkaar af te stemmen. Eén miscommunicatie kan het hele tijdschema verstoren en de sfeer beïnvloeden.
Kwaliteitscontrole is een ander risicopunt. Als je een band of entertainer boekt zonder ze eerder te hebben gezien, weet je niet wat je krijgt. Professionele bureaus hebben vaste samenwerkingen en kennen de kwaliteit van hun acts. Intern boeken is vaak gokken op basis van een website of een telefoongesprek.
Ook de stress op je team is niet te onderschatten. De persoon die het evenement organiseert, kan op de dag zelf niet genieten omdat hij of zij bezig is met coördineren en problemen oplossen. Dat is zonde, want juist die collega zou moeten kunnen ontspannen en deelnemen aan het feest.
Een laatste valkuil is het gebrek aan back-upplannen. Wat doe je als de weersvoorspelling omslaat bij een buitenevenement? Wat als een leverancier op het laatste moment afzegt? Zonder ervaring en netwerk ben je kwetsbaar voor dit soort situaties, die een evenement kunnen maken of breken.
Hoe wij helpen met het realiseren van jouw bedrijfsfeest
Wij begrijpen dat je een bedrijfsfeest wilt organiseren dat écht impact maakt, zonder dat het je weken aan voorbereiding kost of zorgt voor slapeloze nachten. Daarom nemen wij het hele proces uit handen, van creatief concept tot naadloze uitvoering op de dag zelf.
Wat ons onderscheidt is dat we werken met eigen in-house acts en entertainment. Dat betekent dat we volledige controle hebben over de kwaliteit en geen afhankelijkheid hebben van externe partijen die op het laatste moment kunnen afzeggen. Je krijgt gegarandeerd de kwaliteit waar je voor betaalt.
Onze aanpak begint altijd met de vraag: wat wil je bereiken met dit bedrijfsfeest? Willen jullie teambuilding versterken, medewerkers waarderen of gewoon een onvergetelijke avond creëren? Vanuit dat doel ontwikkelen we concepten die perfect aansluiten bij jullie bedrijfscultuur en doelstellingen.
Concrete voordelen van samenwerken met ons:
- Eén aanspreekpunt voor alle aspecten van je bedrijfsfeest, van entertainment tot fotoactivaties
- Eigen professionele acts die we persoonlijk kennen en waar we voor instaan
- Creatieve concepten op maat die je evenement onderscheiden van standaard bedrijfsborrels
- Volledige ontzorging zodat jij en je team kunnen genieten in plaats van coördineren
- Back-upplannen en ervaring met het oplossen van onverwachte situaties
- Transparante prijzen zonder verborgen kosten of verrassingen achteraf
Of je nu een intiem personeelsfeest voor 30 mensen plant of een groot bedrijfsevenement voor honderden gasten, wij zorgen dat het een succes wordt. Bekijk ons volledige aanbod aan entertainment en acts of neem direct contact met ons op om te bespreken hoe we jouw bedrijfsfeest onvergetelijk kunnen maken.
Veelgestelde vragen
Kan ik ook kiezen voor een hybride aanpak waarbij ik sommige onderdelen intern regel en andere extern uitbesteed?
Ja, een hybride aanpak is zeker mogelijk en vaak een slimme keuze. Je kunt bijvoorbeeld de locatie en catering zelf regelen terwijl je het entertainment en technische ondersteuning uitbesteedt aan professionals. Dit geeft je controle over de basis terwijl je profiteert van expertise voor complexere onderdelen. Let wel op dat je de coördinatie tussen interne en externe partijen goed organiseert om miscommunicatie te voorkomen.
Hoe ver van tevoren moet ik beginnen met het organiseren van een bedrijfsfeest?
Voor een intern georganiseerd evenement adviseren we minimaal 3-4 maanden voorbereidingstijd, vooral als je dit voor het eerst doet. Bij externe organisatie kan dit korter, maar idealiter start je ook dan 2-3 maanden van tevoren. Populaire locaties en entertainers zijn snel volgeboekt, vooral rond feestdagen en in het voorjaar. Hoe eerder je begint, hoe meer keuzemogelijkheden je hebt en hoe beter je tarieven kunt onderhandelen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten die bedrijven maken bij het kiezen tussen intern en extern organiseren?
De grootste fout is het onderschatten van de tijdsinvestering bij intern organiseren en denken dat het altijd goedkoper is. Veel bedrijven vergeten de verborgen kosten zoals personeelsuren en gemiste inkoopvoordelen mee te rekenen. Een andere veelgemaakte fout is te laat beslissen om externe hulp in te schakelen wanneer intern organiseren niet lukt, waardoor je met tijdsdruk en beperkte opties zit. Maak deze afweging daarom vroeg in het proces op basis van realistische inschatting van je capaciteit.
Hoe meet ik achteraf of mijn bedrijfsfeest succesvol was en of de gekozen aanpak de juiste was?
Stuur na het evenement een korte evaluatiesurvey naar alle deelnemers met vragen over de algehele ervaring, locatie, catering en entertainment. Meet concrete doelstellingen zoals teamgevoel, waardering door medewerkers en betrokkenheid tijdens het evenement. Vergelijk ook de daadwerkelijke kosten en tijdsinvestering met je oorspronkelijke inschatting. Deze inzichten helpen je bij toekomstige evenementen om de juiste keuze te maken tussen intern en extern organiseren.
Wat moet ik checken bij het selecteren van een externe eventorganisatie?
Vraag altijd naar referenties en bekijk eerder georganiseerde evenementen via foto's of video's. Check of ze eigen acts hebben of werken met onderaannemers, want dat beïnvloedt de kwaliteitscontrole. Vraag naar hun back-upplannen voor noodscenarios en welke verzekeringen ze hebben. Zorg ook dat je één vast aanspreekpunt hebt en dat de communicatielijnen helder zijn, zodat je niet met meerdere contactpersonen hoeft te schakelen.
Hoe ga ik om met een beperkt budget maar wel de wens voor een professioneel bedrijfsfeest?
Overweeg een hybride aanpak waarbij je basis-elementen intern regelt en investeert in één sterk extern element zoals kwalitatief entertainment dat echt impact maakt. Focus op wat het meeste waarde toevoegt voor je medewerkers in plaats van te proberen alles groots aan te pakken. Externe bureaus kunnen vaak binnen verschillende budgetten werken en creatieve oplossingen aandragen die meer impact hebben dan verwacht. Wees transparant over je budget vanaf het eerste gesprek, zodat ze realistische voorstellen kunnen doen.
