Een toegankelijk bedrijfsfeest zorgt ervoor dat alle medewerkers kunnen deelnemen, ongeacht fysieke of andere beperkingen. Dit betekent dat je rekening houdt met de locatie, het entertainment en de communicatie vooraf. Wanneer iedereen zich welkom en betrokken voelt, versterkt dit het teamgevoel en de bedrijfscultuur. In dit artikel vind je praktische tips om je bedrijfsfeest inclusief te maken, van het kiezen van de juiste locatie tot het selecteren van toegankelijke activiteiten.
Waarom is toegankelijkheid op een bedrijfsfeest belangrijk?
Toegankelijkheid op een bedrijfsfeest zorgt ervoor dat alle medewerkers zich gewaardeerd voelen en volledig kunnen meedoen. Wanneer je inclusiviteit serieus neemt, versterk je het gevoel van erbij horen binnen je team. Dit heeft een positieve invloed op de werksfeer, de motivatie en de onderlinge verbinding tussen collega’s.
Een bedrijfsfeest is meer dan alleen een leuke avond. Het is een kans om je medewerkers te laten zien dat je ze waardeert, ongeacht hun fysieke mogelijkheden. Als iemand zich buitengesloten voelt omdat de locatie niet bereikbaar is of het entertainment niet aangepast kan worden, heeft dit een negatieve impact op hun gevoel van verbondenheid met het bedrijf.
Daarnaast speelt maatschappelijke verantwoordelijkheid een rol. Bedrijven hebben de verantwoordelijkheid om een omgeving te creëren waarin iedereen gelijke kansen krijgt om deel te nemen. Dit gaat verder dan wettelijke verplichtingen, het gaat om respect en waardering voor diversiteit binnen je team.
Door toegankelijkheid vanaf het begin mee te nemen in je planning, voorkom je dat medewerkers zich ongemakkelijk voelen of moeten aangeven dat ze speciale voorzieningen nodig hebben. Je maakt het voor iedereen makkelijker om te genieten van het feest, zonder dat ze zich anders voelen dan hun collega’s.
Waar moet je op letten bij het kiezen van een toegankelijke locatie?
Een toegankelijke locatie begint bij bereikbaarheid vanaf de straat. Controleer of er parkeerplaatsen dicht bij de ingang zijn voor mensen met een beperking. Let ook op de toegang tot het gebouw: zijn er drempels, trappen of andere obstakels die de toegang bemoeilijken? Een locatie met een gelijkvloerse ingang of een goede lift is belangrijk.
Binnen de locatie zijn toiletvoorzieningen een belangrijk aandachtspunt. Zorg ervoor dat er voldoende aangepaste toiletten zijn die breed genoeg zijn voor een rolstoel en voorzien zijn van handgrepen. Check ook of de deuren breed genoeg zijn en of er voldoende ruimte is om te manoeuvreren.
De indeling van de ruimte speelt ook een rol. Zijn er voldoende zitplekken voor mensen die niet lang kunnen staan? Is er genoeg ruimte tussen tafels en stoelen voor iemand met een rollator of rolstoel? Denk ook aan de verlichting: goede verlichting helpt mensen met een visuele beperking om zich veilig te bewegen.
Plan een bezoek aan de locatie voordat je definitief boekt. Stel concrete vragen aan de locatiebeheerder over toegankelijkheid en vraag of zij ervaring hebben met het organiseren van inclusieve evenementen. Vraag ook naar nooduitgangen en of deze toegankelijk zijn voor iedereen. Het is beter om deze dingen van tevoren te checken dan achteraf verrast te worden.
Hoe zorg je dat entertainment en activiteiten toegankelijk zijn?
Kies entertainment waarbij iedereen op zijn eigen manier kan meedoen. Niet alle activiteiten hoeven fysiek uitdagend te zijn. Denk aan interactieve shows, muziekoptredens of creatieve workshops waar mensen aan tafels kunnen deelnemen. Variatie in je programma zorgt ervoor dat er voor elk wat wils is.
Wanneer je activiteiten plant die fysieke beweging vragen, zorg dan voor alternatieven. Bij een dansworkshop kun je bijvoorbeeld ook zittend meedoen. Bij teamspellen kun je rollen verdelen waarbij niet iedereen hoeft te rennen of te springen. Het gaat erom dat mensen zich niet buitengesloten voelen omdat ze niet aan alle onderdelen kunnen deelnemen.
Let ook op visuele en auditieve toegankelijkheid. Als je een presentatie of show hebt, zorg dan voor goede verlichting en geluidskwaliteit. Overweeg ondertiteling of gebarentolk bij belangrijke presentaties. Voor mensen met een visuele beperking kan het helpen om vooraf een beschrijving van het programma te delen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.
Bespreek met je entertainmentleverancier wat mogelijk is qua aanpassingen. Professionele artiesten en entertainers hebben vaak ervaring met het aanpassen van hun acts. Ze kunnen hun optreden flexibel maken, zodat iedereen kan genieten en meedoen op zijn eigen niveau.
Welke communicatie helpt om een inclusief bedrijfsfeest te organiseren?
Open communicatie vooraf is de basis voor een toegankelijk bedrijfsfeest. Vraag in je uitnodiging of mensen specifieke voorzieningen nodig hebben. Formuleer dit op een positieve en vanzelfsprekende manier, zodat mensen zich vrij voelen om aan te geven wat ze nodig hebben zonder zich ongemakkelijk te voelen.
Geef in je uitnodiging duidelijke informatie over de locatie, inclusief toegankelijkheidsvoorzieningen. Vermeld of er een lift is, waar aangepaste parkeerplaatsen zijn en hoe de indeling van de ruimte eruitziet. Dit helpt mensen om zich voor te bereiden en geeft ze het vertrouwen dat er aan hun behoeften is gedacht.
Creëer een veilige omgeving waarin medewerkers hun wensen kunnen delen zonder dat ze zich anders voelen. Dit kan door een contactpersoon aan te wijzen die vragen kan beantwoorden. Sommige mensen vinden het prettiger om hun behoeften privé te bespreken in plaats van dit in een groepsmail te doen.
Deel een paar dagen voor het feest nog een keer praktische informatie. Bevestig welke voorzieningen er zijn en wat mensen kunnen verwachten qua programma. Dit geeft iedereen de kans om eventuele vragen te stellen en zorgt ervoor dat er geen verrassingen zijn op de dag zelf. Goede communicatie voorkomt misverstanden en laat zien dat je toegankelijkheid serieus neemt.
Hoe wij helpen met het realiseren van een toegankelijk bedrijfsfeest
Wij begrijpen dat toegankelijkheid meer is dan alleen een afvinklijstje. Het gaat erom dat alle medewerkers zich welkom voelen en volop kunnen genieten van jullie bedrijfsfeest. Daarom nemen wij toegankelijkheid vanaf het eerste gesprek mee in onze planning en conceptontwikkeling.
Onze ervaring met inclusief entertainment betekent dat we weten hoe we acts en activiteiten kunnen aanpassen aan verschillende behoeften. We hebben eigen entertainers die flexibel kunnen inspelen op de situatie en zorgen dat iedereen op zijn eigen manier kan meedoen. Of het nu gaat om interactieve shows, fotoactivaties of creatieve workshops, we zorgen voor variatie waarbij iedereen zich betrokken voelt.
Zo helpen wij je met een toegankelijk bedrijfsfeest:
- Advies bij het kiezen van een toegankelijke locatie die bij jullie wensen past
- Entertainment en activiteiten die aanpasbaar zijn voor verschillende behoeften
- Eigen acts waardoor we maximale controle hebben over kwaliteit en flexibiliteit
- Begeleiding tijdens het evenement zodat iedereen optimaal kan genieten
- Persoonlijk contact om specifieke wensen en voorzieningen te bespreken
We denken graag met je mee over hoe je bedrijfsfeest écht inclusief wordt. Bekijk ons entertainment aanbod voor inspiratie of neem contact met ons op om te bespreken hoe we jullie bedrijfsfeest toegankelijk en onvergetelijk kunnen maken voor het hele team.
Veelgestelde vragen
Hoe ga ik om met medewerkers die hun behoeften niet willen delen?
Creëer een vertrouwelijke manier waarop medewerkers hun wensen kunnen doorgeven, bijvoorbeeld via een aparte contactpersoon of een anonieme vragenlijst. Zorg tegelijkertijd voor basisvoorzieningen die standaard aanwezig zijn, zoals voldoende zitplekken, brede doorgangen en duidelijke bewegwijzering, zodat niet iedereen specifiek hoeft aan te geven wat ze nodig hebben. Dit maakt toegankelijkheid vanzelfsprekend in plaats van uitzondering.
Wat als mijn budget beperkt is voor toegankelijkheidsaanpassingen?
Veel toegankelijkheidsmaatregelen kosten weinig tot niets, zoals het kiezen van een gelijkvloerse locatie, het vrij houden van doorgangen en het aanbieden van verschillende zitopties. Focus eerst op de basis: bereikbaarheid, communicatie en flexibel entertainment. Bespreek met je eventpartner welke aanpassingen prioriteit hebben binnen jouw budget, zodat je met kleine investeringen al een groot verschil kunt maken.
Moet ik voor elk type beperking aparte voorzieningen regelen?
Universeel design is het uitgangspunt: kies voorzieningen die voor zoveel mogelijk mensen werken. Denk aan brede doorgangen (goed voor rolstoelen en rollators), goede verlichting en akoestiek (helpt zowel slechtzienden als slechthorenden), en gevarieerd entertainment (biedt keuze voor verschillende fysieke mogelijkheden). Door vanaf het begin inclusief te denken, dek je automatisch veel behoeften zonder voor elke situatie aparte oplossingen te hoeven bedenken.
Hoe test ik of een locatie echt toegankelijk is voordat ik boek?
Plan een locatiebezoek en loop het hele traject door dat gasten zullen volgen: van parkeren tot binnen, naar de toiletten, de zaal en weer terug. Meet deuropeningen (minimaal 80cm breed voor rolstoelen), check of liften groot genoeg zijn, en test of je overal zonder trappen kunt komen. Vraag de locatiebeheerder naar eerdere ervaringen met inclusieve evenementen en vraag om foto's of plattegronden van de toegankelijkheidsvoorzieningen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het organiseren van een toegankelijk bedrijfsfeest?
De grootste fout is toegankelijkheid pas achteraf bedenken in plaats van vanaf het begin meenemen in de planning. Andere veelvoorkomende misstappen zijn: te weinig zitplekken, entertainment dat alleen fysiek actief is, onduidelijke communicatie over voorzieningen, en het vergeten van details zoals de breedte van toiletdeuren of de bereikbaarheid van de garderobe. Maak een checklist en bespreek deze met iemand die ervaring heeft met toegankelijkheid.
Hoe zorg ik ervoor dat toegankelijkheid niet als 'speciaal' overkomt?
Maak toegankelijkheid onderdeel van je standaard planning in plaats van een aparte categorie. Communiceer over voorzieningen op een neutrale, informatieve manier in plaats van ze te presenteren als 'extra service'. Zorg dat toegankelijke opties gewoon beschikbaar zijn zonder dat mensen erom hoeven vragen, zoals voldoende zitplekken, verschillende activiteitenniveaus en duidelijke informatie voor iedereen. Dit normaliseert inclusiviteit binnen je bedrijfscultuur.
Kan ik mijn bestaande leveranciers gebruiken of heb ik gespecialiseerde partijen nodig?
Veel bestaande leveranciers kunnen prima werken aan een toegankelijk evenement als je duidelijk communiceert wat je nodig hebt. Bespreek vooraf je wensen en vraag naar hun ervaring met inclusieve evenementen. Voor complexere situaties of als je onzeker bent, kan een eventpartner met specifieke expertise in toegankelijk entertainment waardevol zijn. Ze kunnen adviseren over aanpassingen en zorgen dat alle details goed geregeld zijn.
